Informativa sulla privacy

Il ruolo dipende da come usi INTAKE. Se gestisci direttamente le tue identità fiscali, Hybrid s.a.s. di Taddeucci D. & C. è titolare del trattamento necessario a creare e proteggere il tuo account e a fornirti le analisi che richiedi. Se uno studio o un'azienda gestisce dati per conto di clienti o collaboratori, quella organizzazione decide finalità e tempi ed è il titolare; noi agiamo come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR e secondo le sue istruzioni documentate.

Titolare del servizio diretto

Hybrid s.a.s. di Taddeucci D. & C.

Responsabile per dati gestiti per terzi

Hybrid s.a.s. di Taddeucci D. & C.

Sede legale

Via Traversa Livornese 73, 57016 Rosignano Marittimo (LI), Italia

Referente protezione dati

Davide Taddeucci — info@hybrid.it

PEC

info@pec.hybrid.it

Quando apri un link ricevuto dal tuo commercialista o da un'azienda, il titolare è chi ti ha inviato quel link. Noi siamo l'infrastruttura scelta per raccogliere e organizzare i documenti, e non li usiamo per finalità nostre.

Quando colleghi una casella, cerchiamo esclusivamente gli elementi necessari a capire una spesa o una scadenza: controparte, importo, valuta, data, riferimento del documento, rinnovo e modalità di pagamento. Il contenuto serve all'acquisizione. Il corpo e l'oggetto vengono cancellati appena l'analisi è finita, e comunque entro ventiquattro ore anche se l'elaborazione non riesce.

Non tracciamo preferenze d'acquisto, abitudini, interessi o comportamenti; non cerchiamo e non inferiamo informazioni su salute, vita o orientamento sessuale, opinioni politiche, convinzioni religiose o altri aspetti della persona. Se un riferimento del genere compare incidentalmente in una mail, non diventa un dato del tuo profilo e non viene usato per classificarti.

Non facciamo pubblicità personalizzata, non vendiamo dati e non usiamo la tua posta o i tuoi documenti per addestrare modelli, nostri o di terzi.

• Dati dell'account: nome, email, credenziali di accesso protette, ruolo, identità fiscali autorizzate e log di sicurezza.
• Documenti che scegli di acquisire: fatture, ricevute, bollette, estratti conto e gli elementi economici che ne estraiamo — controparti, importi, date, identificativi fiscali e modalità di pagamento.
• Dalle caselle autorizzate: i riferimenti economici estratti e una busta minima per riconoscere la fonte — mittente, casella che ha ricevuto il messaggio e data. Corpo e oggetto vengono cancellati entro ventiquattro ore; gli allegati fiscali acquisiti seguono invece la retention dei documenti.
• Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): un documento fiscale può contenerli — una ricevuta sanitaria, per esempio, può rivelare informazioni sulla salute. Non ne ricaviamo inferenze e non li usiamo per profilare la persona; li proteggiamo come parte del documento che l'utente ha scelto di acquisire.
• Dati tecnici: indirizzi IP, log applicativi, dati di sicurezza.

• Erogazione del servizio — esecuzione del contratto con l'utente o istruzioni documentate del titolare per i dati gestiti per conto di terzi.
• Sicurezza, prevenzione degli abusi, continuità — legittimo interesse a mantenere il servizio integro e disponibile.
• Adempimenti di legge — obblighi contabili, fiscali e di conservazione a nostro carico.

Non usiamo i contenuti dell'account per addestrare modelli, nostri o di terzi, e non li cediamo per finalità diverse dall'erogazione del servizio.

Quando lo studio attiva la lettura di una casella, il collegamento è in sola lettura per costruzione: apriamo le cartelle in modalità di sola consultazione e scarichiamo i messaggi senza toccarne lo stato. Nessun messaggio viene segnato come letto, spostato o cancellato, e dal nostro lato non è tecnicamente possibile inviare posta da quelle caselle: l'uscita SMTP è bloccata a livello di rete.

Le credenziali delle caselle sono cifrate con chiave dedicata, decifrate soltanto dentro il componente che le usa, mai scritte nei log, e revocabili in qualsiasi momento. Una casella non si attiva senza l'autorizzazione scritta del suo titolare.

Il corpo e l'oggetto della mail vengono cancellati appena l'acquisizione è finita, e comunque entro ventiquattro ore anche se l'elaborazione non riesce. Di ogni messaggio restano il mittente, la casella che l'ha ricevuto e la data: bastano a dirti da dove viene un dato e a ritrovare quella mail nella tua posta. Il Genio AI interroga i riferimenti economici estratti, non la tua corrispondenza.

La dettatura è facoltativa: la casella delle domande si usa anche scrivendo, e chi non tocca il microfono non attiva il servizio di trascrizione.

Quando premi il microfono, il browser invia l'audio direttamente al servizio di trascrizione, senza conservarlo nei nostri server. Il fornitore lo usa per restituire il testo, non per addestrare i propri modelli, e può trattenerlo per il periodo limitato previsto dal contratto API per le sole finalità di sicurezza.

Il testo trascritto compare nella casella della domanda. Non parte da solo: lo leggi, lo correggi se il microfono ha capito male e decidi tu quando inviarlo. Una frase capita male che si eseguisse da sola produrrebbe una risposta esatta a una domanda che non hai fatto.

Quello che dici può contenere il nome di un cliente o un importo. Se non vuoi usare la dettatura, scrivi la domanda: il risultato è identico. Genio AI e dettatura possono essere disattivati senza perdere le funzioni di raccolta, archivio e analisi tradizionale.

Infrastruttura

Server dedicati in Germania (Unione Europea)

Lettura documentale

Microsoft Azure AI Document Intelligence, risorsa nella regione Svezia (Unione Europea)

Archiviazione documenti

Object storage sulla stessa infrastruttura europea

Domande in linguaggio naturale

OpenAI, Stati Uniti — riceve la domanda e la descrizione della struttura dei dati, mai i documenti

Dettatura vocale (facoltativa)

OpenAI, Stati Uniti — riceve l’audio della frase dettata, per il tempo necessario alla trascrizione

Posta transazionale

Solo per avvisi allo studio, via API su HTTPS

I fornitori che trattano dati per nostro conto sono nominati responsabili ai sensi dell'art. 28. La lettura dei documenti e l'archiviazione restano nell'Unione Europea. Due funzioni facoltative si appoggiano oggi a un fornitore statunitense — le domande in linguaggio naturale e la dettatura vocale — e per quelle il trasferimento avviene con clausole contrattuali standard. Nessuna delle due è necessaria per usare le funzioni principali del servizio.

I documenti e i dati economici estratti restano per il periodo scelto dal titolare, entro i termini di legge eventualmente applicabili. Corpo e oggetto delle email vengono cancellati a fine acquisizione e comunque entro ventiquattro ore, anche se l'elaborazione fallisce. Alla cessazione del contratto puoi esportare i dati; trascorso il periodo concordato vengono cancellati dall'archivio e dalle copie di sicurezza secondo il ciclo di rotazione dei backup.

Il servizio non prende decisioni al posto di nessuno. Estrae dati dai documenti e li propone al professionista, che li conferma o li corregge. Ogni campo mostra la pagina da cui è stato letto e quanto il sistema è sicuro di averlo letto bene; niente esce dal sistema senza una conferma umana. Non c'è profilazione, non c'è punteggio sulle persone, e non ci sono decisioni che producano effetti giuridici in modo esclusivamente automatizzato ai sensi dell'art. 22 GDPR.

Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità si esercitano verso il titolare. Per un account diretto scrivi a info@hybrid.it; per dati gestiti da uno studio o da un'azienda, la richiesta va rivolta a quell'organizzazione e noi la assistiamo ai sensi dell'art. 28. È sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Vedi anche le istruzioni per la cancellazione.

Possiamo aggiornare questa informativa; la versione vigente è sempre pubblicata a questo indirizzo con la propria data. Le modifiche sostanziali sono comunicate agli studi clienti prima di avere effetto.