Conformità GDPR e AI Act

Per un account usato direttamente, Hybrid s.a.s. di Taddeucci D. & C. è titolaredei trattamenti necessari a erogare e proteggere il servizio. Quando uno studio o un'azienda usa INTAKE per identità fiscali di clienti o collaboratori, quella organizzazione decide finalità e retention ed è il titolare; Hybrid è responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR, opera sulle sue istruzioni e mette a disposizione il DPA prima dell'attivazione.

Il Regolamento (UE) 2024/1689 classifica i sistemi di intelligenza artificiale per rischio. Hybrid.INTAKE non rientra fra i sistemi ad alto rischiodell'Allegato III: non seleziona persone, non valuta il merito creditizio, non amministra servizi essenziali, non opera in ambito giudiziario o di polizia. Legge documenti e ne estrae dati contabili, sotto la revisione del professionista.

Restano applicabili, e li rispettiamo:

• Art. 50 — trasparenza: dove il sistema genera un testo destinato a una persona (il sollecito da mandare al cliente), la provenienza è dichiarata e il testo è modificabile e approvabile dal professionista prima di uscire.
• Art. 4 — alfabetizzazione: forniamo agli studi la documentazione di cosa il sistema fa, con quale margine di errore misurato, e cosa richiede sempre un controllo umano.
• GDPR e L. 132/2025: si applicano indipendentemente dalla classe di rischio, ed è su questi che poggia la maggior parte degli obblighi reali.

Se in futuro aggiungessimo funzioni che ricadono nell'Allegato III, lo diremmo qui e applicheremmo gli obblighi corrispondenti prima di attivarle.

Le due componenti conversazionali restano nello stesso perimetro:

• Genio AI: traduce una domanda in un filtro validato sui dati economici autorizzati. Al modello arrivano la domanda e la struttura dei dati, mai i documenti; conteggi e importi sono calcolati dal database.
• Dettatura vocale facoltativa: si attiva solo premendo il microfono e produce un testo che l'utente può leggere e correggere. La trascrizione non invia mai automaticamente la domanda.

• Non decide. Le estrazioni sono proposte: il professionista conferma o corregge, e in fase pilota nessun export parte senza quel gesto.
• Non profila persone. Non costruiamo punteggi su individui, non ricostruiamo preferenze d'acquisto o abitudini, non deduciamo comportamenti e non inferiamo salute, vita o orientamento sessuale, convinzioni religiose, opinioni politiche, stati emotivi o altri attributi protetti da nulla di ciò che passa nel sistema.
• Non trasforma la posta in un archivio personale. Il contenuto delle email autorizzate serve a individuare i riferimenti economici. Corpo e oggetto vengono cancellati a fine acquisizione e comunque entro ventiquattro ore, anche se l'elaborazione fallisce. Restano solo mittente, casella ricevente e data. Il Genio AI lavora sui dati strutturati estratti, non sulla corrispondenza.
• Non usa i dati per pubblicità o addestramento. Documenti, messaggi e domande dell'utente non alimentano profili commerciali e non vengono usati per addestrare modelli, nostri o di terzi.
• Non inventa numeri. Conteggi, totali e medie escono da interrogazioni sul database, mai da un modello linguistico: un modello può al massimo tradurre una domanda in un filtro, e il numero arriva sempre con il perimetro con cui è stato calcolato.
• Non contabilizza documenti che non sono del cliente. Se né chi emette né chi riceve corrisponde a un identificativo registrato del cliente, il documento resta fuori dalla contabilità: è la regola che impedisce a un documento altrui, finito per errore in una conversazione, di diventare un costo e di portarsi dentro i dati fiscali di terzi.
• Non scrive nelle caselle. L'accesso alla posta è in sola lettura per costruzione, e l'uscita SMTP è bloccata a livello di rete.

Ogni campo estratto porta con sé la pagina e il riquadro del documento da cui è stato letto, la confidenza del lettore, il modello e la versione che l'hanno prodotto, e l'esito delle verifiche deterministiche che abbiamo applicato — checksum di IBAN, partita IVA, codice fiscale, coerenza fra imponibile, imposta e totale.

Quelle verifiche segnalano, non correggono: un valore che non torna resta visibile com'è stato letto, marcato in rosso, perché correggerlo in silenzio è il modo in cui un IBAN sbagliato finisce in un bonifico.

Archivio e dati economici

Ospitati nell'Unione Europea (infrastruttura in Germania)

Lettura documentale

Servizio Microsoft in regione Svezia, Unione Europea

Genio AI (facoltativo)

OpenAI, Stati Uniti — domanda e struttura dei dati, mai i documenti; trasferimento regolato da clausole contrattuali standard

Dettatura (facoltativa)

OpenAI, Stati Uniti — solo l’audio necessario alla trascrizione; trasferimento regolato da clausole contrattuali standard

Isolamento fra studi

Applicato dal database stesso (row level security forzata su ogni tabella), non solo dal codice applicativo

Trasporto

TLS su tutte le connessioni; credenziali protette con hashing robusto

Accessi

Controllo per ruolo e registro delle azioni, non modificabile

Antivirus

Ogni file scansionato prima di essere archiviato

Backup

Cifrati, con ripristino verificato periodicamente

Un documento fiscale può contenere dati che rivelano informazioni sulla salute — una ricevuta sanitaria per il 730 lo fa per definizione. Il trattamento avviene perché lo studio o l'utente ha scelto di acquisire quel documento: il sistema non ne estrae inferenze, non li usa per classificare la persona e li protegge con le misure descritte sopra. Se un riferimento personale compare incidentalmente nel testo di una email, viene ignorato. Corpo e oggetto vengono cancellati appena l'acquisizione termina e comunque entro ventiquattro ore, anche se l'elaborazione non riesce.

Le soglie di qualità dell'estrazione sono fissate prima della misurazione su un corpus di documenti etichettati, e i risultati sono riportati come sono. Se una soglia non è rispettata, non si rilascia: non si abbassa la soglia. È lo stesso principio che chiediamo di applicare a noi quando valutate il servizio.

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